4 RAZONES PARA ACTUALIZAR EL RELOJ DE FICHAR
Debido a la obligación legal de llevar, por parte de las empresas, de un registro de la jornada laboral de los empleados, este sistema se ha convertido en algo sumamente importante, por lo que tiene mucho sentido actualizar su reloj de fichar.
Evidentemente puede pensar: «¿si ya tengo un reloj de fichar, para qué necesito uno nuevo?».
Sin embargo, hay numerosas razones para que lleve a cabo esta actualización.
Si tiene un sistema de registro de fichajes más antiguo, es decir, con funcionamiento manual, puede encontrar una serie de problemas, tales como:
- Se requiere que una persona supervise los fichajes marcados.
- Facilidad para falsear los datos e incurrir en errores humanos al rellenarlos.
- Obligatoriedad de almacenar durante 4 años todo el registro horario de todos los empleados, requiriendo un espacio físico para este fin.
- No existe una información integrada con sistemas de gestión, por lo que se requiere el procesamiento de datos manual.
- Pérdida de tiempo para el procesamiento de datos en los departamentos de: finanzas, contabilidad y recursos humanos.
Vamos a hablar concretamente sobre las 4 razones para actualizar el reloj de fichar.
1. EVITE SANCIONES DE LA INSPECCIÓN DE TRABAJO
Como se mencionó anteriormente, actualmente es obligatorio registrar las horas trabajadas de los empleados (Información extendida sobre la jornada laboral y el registro. Artículo 34, de la Sección 5ª del Capítulo II del Estatuto de los Trabajadores)
El registro indicará el inicio y el final del tiempo de trabajo, así como las interrupciones o intervalos.
Este registro le permite determinar el número de horas trabajadas. también es relevante saber que la empresa tiene la obligación de conservar estos informes durante un mínimo de 4 años, que serán requeridos por la Inspección de Trabajo.
Respecto a esto, los juzgados de los social de la audiencia nacional se han decantado recientemente por que los registros tienen que provenir de marcaciones generadas por aplicaciones informáticas (Audiencia Nacional en sentencia de 15 de febrero de 2022), para facilitar el libre acceso a los datos.
Puede encontrar toda la información, tanto de legislación, como de uso en este enlace del Ministerio de Trabajo donde podrá descarga un PDF respecto al registro de las horas trabajadas.
Teniendo en cuenta los antecedentes legales y las capacidades extra que aportan los nuevos sistemas de registro de horas una actualización a un reloj de fichar digital le hará evitar sanciones y mejorará enormemente el rendimiento de la empresa y su funcionamiento.
2 – OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Los relojes para fichar digitales permiten registrar entradas, salidas, descansos, vacaciones y ausencias (justificadas o no), así como realizar horarios y calendarios de vacaciones para todos los empleados.
Al agregar toda esta información en la misma plataforma permite a los responsables de recursos humanos optimizar todo el trabajo que realizan ahorrando innumerables horas de trabajo.
Otra gran ventaja es la reducción de los errores humanos que a menudo ocurren, especialmente cuando se requiere un procesamiento exhaustivo de datos.
No debemos olvidar la facilidad de procesamiento de nóminas al utilizar un reloj de fichar integrado en un ERP de contabilidad.
3 – REDUCCIÓN DE COSTES DE MANTENIMIENTO
En este campo en concreto, independientemente del tipo de reloj de fichar que utilices, te darás cuenta de que a medida que el sistema se vuelve obsoleto, salen al mercado referencias más recientes, que responden mejor a las necesidades del momento.
Cuanto más tiempo pasa desde la descatalogación del producto, más complejo es reponer piezas, y contar con técnicos que lo conozcan y sepan corregir posibles problemas.
Teniendo en cuenta la dificultad tanto en la adquisición de piezas como en la mano de obra para el mantenimiento estas tareas se convertirán paulatinamente en algo cada vez más costoso, por lo que tiene sentido considerar actualizar su reloj de fichar.
4 – ELIMINAR LA POSIBILIDAD DE FRAUDE Y ERROR HUMANO
Las tarjetas de fichar, por su propia naturaleza, facilitan la práctica de fraudes, desde personas que perforan una tarjeta que no es la suya, hasta alterar lo que está impreso en la tarjeta.
Si bien existe un responsable de hacer la supervisión de la entrada de los empleados, esto no está exento de que se produzcan errores, todo lo contrario. incluso si no hay fraude por parte de los empleados, el procesamiento manual de datos conduce a errores evitables con un reloj de fichar digital.
Finalmente, si después de visto lo anterior, se decide por el cambio, a la hora de elegir un reloj de fichar digital debe buscar aquellos que le garantizan el mantenimiento incluso después de su descatalogación. Tecnoidentia le proporciona este servicio, exclusivo para algunos productos dentro de su política de responsabilidad corporativa y atención al cliente.
