¿ESTOY OBLIGADO A USAR UN RELOJ DE FICHAR?
¿Comenzaste a usar un reloj para fichar en el trabajo y no sabes qué pensar al respecto?
¿Crees que este sistema debería ser opcional?
¿Tienes una empresa y tus empleados son reticentes a usar el reloj de fichar?
Intentaremos darte respuesta a estas cuestiones y otras que se nos presentan a la hora de utilizar un reloj de fichar, tanto si lo tenemos como si nos planteamos instalarlo en nuestra empresa.
OBLIGATORIEDAD DEL RELOJ DE FICHAR
Es natural que un sistema de registro de fichajes, especialmente en un lugar que antes no lo tenía, pueda causar cierta desconfianza entre la plantilla de la empresa.
A menudo los empleados piensan que este sistema se instala para perjudicarlo, y por parte del empleador es común no tener ningún deseo de acometer una inversión para la que, si no conoce la relación de ventajas / costo que aporta, considera que carece de sentido.
En primer lugar, es importante tener en cuenta que el registro de las horas trabajadas ha sido obligatorio desde marzo de 2019.
En otras palabras, independientemente de cualquier opinión particular que se tenga sobre que sea o no ventajoso implantar en la empresa el reloj de fichar su uso ya es ineludible según el Estatuto de los Trabajadores.
De acuerdo con Información extendida sobre la jornada laboral y el registro de la misma, en la Sección 5ª del Capítulo II del Estatuto de los Trabajadores, el empleador debe mantener el registro del trabajo, es decir, la entrada, salida y descanso de sus empleados.
Este requisito también se aplica en situaciones en las que no hay horas de trabajo y / o ubicación física para el mismo.
En otras palabras, incluso en el caso de un trabajo por turnos o un trabajo flexible, es necesario que el empleador facilite un sistema que pueda registrar las horas.
En el caso del trabajador que tenga que desplazarse para realizar labores fuera de las instalaciones de la empresa, deberá registrarse tan pronto como llegue a la empresa, o bien el empleado deberá enviar la misma dentro de los 15 días.
Si los empleados se encuentran en un sistema de teletrabajo, debe hacerse a través de las plataformas de relojes de fichar digitales o aquellas herramientas manuales que permitan este registro de los mismos.
Puede encontrar toda la información, tanto de legislación, como de uso en este enlace del Ministerio de Trabajo donde podrá descarga un PDF que da respuesta a preguntas que puedan surgir respecto al registro de las horas trabajadas.
¿GUARDAR LOS REGISTROS O NO?
Los registros de los relojes de fichar deben mantenerse durante 4 años, incluso de los empleados que ya no trabajan en la empresa.
Dado que el supuesto legal es conservar los datos durante 4 años y que deben ser de fácil acceso, donde se puedan consultar de inmediato los datos conservados.
Respecto a esto, los juzgados de los social de la audiencia nacional se han decantado recientemente por que LOS REGISTROS TIENEN QUE PROVENIR DE MARCACIONES GENERADAS POR APLICACIONES INFORMÁTICAS (Audiencia Nacional en sentencia de 15 de febrero de 2022), para facilitar el libre acceso a los datos.
Almacenar toda esta información es una de las ventajas que ofrece el reloj de fichar digital.
En algunos casos puede ser complicado conservar los datos, más concretamente en el caso del reloj analógico. imaginemos la gran cantidad de informes que se generan al conservar los registros de entrada, de salida, bajas, vacaciones, etc., de una plantilla y durante 4 años.
Almacenar y gestionar toda esta información durante un plazo de tiempo tan largo puede suponer un reto logístico para la empresa. por ello, tener instalado un terminal digital para fichar, con su software correspondiente le va a facilitar esta tarea teniendo disponible un acceso inmediato a los datos y, al mismo tiempo, cumplir con la obligación legal.
SEGURIDAD DE LOS REGISTROS
Los relojes de FICHAR digitales ofrecen un software debidamente protegido y con las máximas garantías de seguridad para que los datos introducidos no sean robados.
De esta manera no hay razón para temer que el registro de los datos personales de los empleados y sus datos biométricos sean utilizados de manera ilícita.
¿QUÉ VENTAJAS OFRECE EL RELOJ DE FICHAR?
Pasando por alto el argumento de que el uso del reloj de fichar viene determinado por una ineludible obligación legal, tiene sentido enumerar las ventajas que comporta su utilización.
El uso del reloj de fichar tiene varios aspectos que benefician tanto a los empleados como a los empleadores.
Desde el punto de vista de los empleados las ventajas son:
- Transparencia en los datos del trabajador.
- Seguridad sobre las marcaciones y constancia de su realización con libre acceso a las mismas.
- Facilidad para el registro de tiempo, incluyendo horas extras, así como pagos.
- Mayor atención a la asistencia y puntualidad, asi como su evidencia.
Desde el punto de vista empresarial, las ventajas son:
- Registro de entradas y salidas.
- Procesamiento de salarios, con computo de horas.
- Creación simplificada de horarios, festivos y vacaciones.
- Facilidad en la gestión de recursos humanos.
- Respuesta rápida respecto a cambios en plantilla.
- Posibilidad de integración con los principales ERP’S si utiliza un reloj de fichar digital.
Posibilidad de integración con sistemas de seguridad, tanto en el interior del edificio como en las zonas exteriores que le pertenecen.
