LO QUE DEBE SABER ANTES DE COMPRAR UN RELOJ PARA FICHAR
Antes de comprar un reloj de fichar, hay algunas cosas que tiene sentido saber y que te ayudarán a elegir la mejor solución para tu empresa.
Seguro que sabrás que existen numerosas opciones de reloj fichaje que pueden llevarte a dudar a la hora de optar por cual es la mejor elección, lo cual, en muchos casos, se traduce realmente en el aplazamiento en la adquisición de este equipo.
De esta forma, y con el fin de que puedas elegir tu reloj fichaje de manera más eficiente, vamos a abordar algunos temas que debes conocer sobre las distintas opciones que ofrece el mercado.
TERMINAL DE PROXIMIDAD – TARJETA RFID
Esta solución es la más cercana a llevar un registro de horas de forma manual, sin embargo, es francamente más segura.
El reloj de fichar mediante tarjetas RFID permite la inserción de datos de varios usuarios, siendo necesaria la utilización de una tarjeta única para la validación de cada empleado, por lo que es una solución viable tanto para pequeñas como para grandes empresas.
Esta tarjeta permite la colocación de datos, como el nombre, lo que también le permite funcionar como una tarjeta de identificación, pudiendo ser utilizada como una cédula para el movimiento interno dentro de las instalaciones.
Tan pronto como la tarjeta se acerca al terminal de lectura, el sistema valida el registro, que puede realizarse tanto en las entradas como en las salidas y en los intervalos entre pausas.
Todos los datos son debidamente procesados y almacenados en una base de datos y se pueden sincronizar con los sistemas de control de acceso.
RELOJ DE FICHAR – BIOMETRÍA
Los relojes de fichar biométricos son actualmente una de las soluciones de registro de jornada más adoptadas por el mercado.
Por un lado, es un sistema altamente fiable, robusto y seguro, por otro lado, no requiere una inversión constante en la adquisición de nuevas tarjetas y, por último, no suele requerir mucho mantenimiento.
Otra ventaja de los relojes registradores es que el empleado siempre podrá registrarse, ya que no hay forma de perder o extraviar la tarjeta.
También elimina posibles fraudes, ya que no es posible que alguien valide los datos biométricos de terceros.
Este sistema funciona de manera muy práctica, el empleado queda registrado y posteriormente bastará con validar los datos biométricos registrados, tales como: huella dactilar, iris o rostro.
Al comprar un reloj biométrico, terminarás adquiriendo un sistema que le permite al responsable de recursos humanos tener una gestión transparente en la que puedes optimizar tu tiempo, considerando la posibilidad de:
- Todos los datos recopilados se pueden integrar con los sistemas de facturación/pago
- Le permite programar horarios
- planificación de vacaciones
RELOJ DE FICHAR DIGITAL – SOFTWARE
Al igual que los anteriores, los relojes para fichar digitales son relojes registradores electrónicos, es decir, el registro y procesamiento de todos los datos se realiza de manera automática.
Este es probablemente el más económico de los tres sistemas electrónicos y no requiere ningún mantenimiento de hardware, ya que el programa de gestión de servicios se instala en una máquina de su elección.
Perfecto para empresas donde los empleados tienen numerosos viajes de trabajo, en situaciones donde el trabajo se realiza fuera de la empresa, o incluso para trabajo remoto.
RELOJ DE FICHAR MEDIANTES TARJETAS DE CARTÓN O PAPEL
Este tipo de relojes de fichar, a diferencia de los relojes de tiempo electrónicos, no permiten la creación de horarios, el registro de vacaciones, o la automatización de datos registrados con el departamento de recursos humanos y finanzas.
Este registro se realiza mecánicamente en una tarjeta de papel o cartón creada para tal efecto, lo que requiere el análisis de las horas trabajadas manualmente, así como la inspección ocular de las impresiones o perforaciones de las horas registradas.
Dado que este sistema es francamente obsoleto en relación con las posibilidades de los relojes de fichar anteriormente mencionados, siendo muy baja su fiabilidad, tanto del sistema como de los datos recopilados, ya que son fácilmente falsificados.
Otro defecto que puede plantear este sistema es el archivo de datos, que según la legislación española debe conservarse durante cuatro años, en un lugar de fácil acceso.
Sin embargo, ofrece algunas ventajas como:
- Fácil de instalar
- Usabilidad sencilla
- Económico
LIBRO DE HORAS O LISTADO ESCRITO EN PAPEL
El libro de horas se puede asociar fácilmente con los registros de asistencia escolar, ya que diferentes instituciones educativas todavía usaban esta forma de registro de asistencia a principios del milenio.
Sin embargo, pese a los cambios tecnológicos, este también se sigue utilizando en algunas empresas, todo ello a pesar que legalmente su uso está en entredicho. Respecto a esto, los juzgados de los social de la audiencia nacional se han decantado recientemente por que los registros tienen que provenir de marcaciones generadas por aplicaciones informáticas (Audiencia Nacional en sentencia de 15 de febrero de 2022), para facilitar el libre acceso a los datos. Su incumplimiento puede dar lugar a sanciones durante la Inspección de Trabajo
No obstante, vamos a detallar su funcionamiento ya que, aunque sea un sistema en franca desaparición todavía hay empresas que se resisten a abandonarlo.
Utilizando el sistema de listado escrito en papel, dado que el registro se realiza de forma manual, en el que un responsable tiene que escribir a mano la fecha y la hora, donde el empleado debe firmar, este sistema consume bastante tiempo tanto para registrar como para procesar lo registrado en él.
Debido a la dificultad del procesamiento de los datos, muchas veces ocurren errores que repercuten directamente en el empleado, ya que este registro se utiliza para el procesamiento de salarios.
Otra dificultad añadida es el almacenamiento de los datos de los libros durante cuatro años, tiempo en el que son obligatorio conservarlos.
Por lo anterior, no es el registro más adecuado para medianas y grandes empresas, ya que el tiempo de registro, gestión de los datos y el espacio de almacenamiento pueden traducirse en un mayor costo que una solución automatizada.
Por otro lado, para las microempresas, el costo es extraordinariamente bajo y no requiere tanto espacio, pero al momento de procesar los datos, deben estar muy atentos tanto el empleador como los trabajadores, ya que es un sistema fácil de cometer fraudes y errores por ambas partes.
