Gestão de Documentos
Todos estamos cientes da importância que a organização consegue ter dentro de uma empresa. Ainda assim, é comum não estarmos cientes da estratégia que melhor se adequa ao nosso negócio e junto dos nossos funcionários e clientes. Esta é uma tarefa que se pode tornar bastante desafiante, mas uma boa gestão de documentos é crucial para alcançar qualidade de trabalho, uma comunicação fluída e clara a nível interno e externo e, consequentemente reduzir a probabilidade de cometer erros, duplicar dados e ter gastos desnecessários.
Antes de continuar, é necessário compreender o conceito de gestão de documentos:
É o aglomerado de regras e políticas que direcionam a empresa, assim como o registro, armazenamento de dados e documentos de toda a organização, quer no formato físico, quer em formato digital.
Mas será assim tão importante garantir uma boa gestão de documentos?
Se, efetivamente pensarmos em todos os documentos que são produzidos diariamente dentro de uma empresa, ficaríamos estupefactos com a quantidade de dados que é partilhada. Este grande volume de informação diz respeito a relatórios, ordens de compra, comprovativos, contratos, processos, entre outros, que é transmitido por todos os setores de um negócio.
Uma má gestão de documentos pode resultar na perda de papéis importantes, na divulgação de dados confidenciais, assim como pode resultar num desperdício de tempo à procura de informações cuja localização é incerta.
Ao ter em conta estes fatos, já é possível começar a compreender a importância e influência que uma gestão de documentos adequada consegue ter dentro de uma empresa. Adicionalmente, acarreta consigo outras vantagens, como:
-Aumento da produtividade;
-Facilita auditorias;
-Optimiza processos;
-Menor riscos de fraude;
A pensar em si, reunimos 7 dicas sobre como fazer gestão de documentos dentro da sua empresa:
1.Defina uma estrutura de organização;
2.Tenha em atenção ao local onde armazena os documentos, tanto físicos como online;
3. Defina de forma correta as categorias de armazenamento, por exemplo, prazo de atuação;
4. Defina o acesso a estas informações;
5. Realize backups e cópias;
6. Defina uma pessoa encarregue por departamento;
7.Procure soluções em tecnologia
Como pode o ProjectTime ajudar?
A Projecttime fabrica, comercializa e instala Sistema de Gestão e Controlo de Assiduidade. O software de Gestão de assiduidade consiste em registar os movimentos de entrada e saída do trabalhador, utilizando várias tecnologias de validação, através de terminais de ponto digitais que podem efetuar a leitura dos movimentos, pin code, RFID (proximidade), Rfid 125Khz, Rfid Mifare e biométrica (leitura do dedo, da íris humana, do reconhecimento facial, veias, etc.).
De acordo com a legislação em vigor artigo 202 do Código de Trabalho, torna-se obrigatório para a entidade empregadora manter um registo de horas de trabalho prestadas pelo trabalhador.
Adicionalmente, disponibiliza uma série de softwares que podem ser integrados e que lhe permitem realizar todas as etapas de uma boa gestão de documentos, de forma simples e clara, através de uma plataforma.
