Teletrabalho: Como monitorizar horas trabalhadas e tarefas diárias

A pandemia de Covid-19 veio tornar o teletrabalho uma realidade para muitas empresas, que perceberam o quão difícil monitorizar as horas trabalhadas e as tarefas diárias.

A gestão das tarefas diárias e o planeamento do tempo que cada uma poderá durar é mais complexo do que na empresa, onde a rotina ajuda a regular parte destas questões.

A falta de rotina no teletrabalho, a conotação de casa a lazer é para muitos funcionários um entrave para a fluidez do trabalho, podendo levar à procrastinação e fazendo com que os funcionários não se sintam produtivos.

Por vezes esta falta de produtividade pode não estar sequer correlacionada com o número de horas trabalhadas, sendo alias comum haverem funcionários que afirmam terem trabalhado mais em teletrabalho.

O que leva a este aumento de horas para desenvolver o mesmo número de tarefas diárias que já tinham nos escritórios está muitas vezes com a falta de separação entre zona de trabalho, um escritório, e a zona de lazer, bem como de haverem inúmeras distrações em casa.

As distrações podem ser o associadas a uma falta de distanciamento entre o trabalho e o espaço de descanso, mas não só, com o Covid durante meses as crianças tiveram aulas a partir de casa e muitas outras, as mais pequenas, acabaram por ter de ser acompanhas pelos pais.

Com as várias interrupções às tarefas diárias que não seria comum no escritório levou a um atraso nas tarefas e muitos funcionários afirmaram sentirem a necessidade de fazer um esforço adicional para garantirem que faziam todas as tarefas necessárias, principalmente pelo contexto vivido.

Contudo estas horas trabalhadas em excesso e a falta de separação de trabalho e lazer tendem a diminuir a produtividade, sendo necessário haver uma clara separação de ambos os tempos, pelo que se impõem a monitorização das horas trabalhadas e das tarefas diárias concluídas.

Monitorização

Para alcançar uma monitorização de sucesso deve considerar os seguintes pontos:

Utilizar um relógio de ponto online
Implementar rotina de horários de trabalho
Criar uma separação de tarefas, definindo tempos para cada uma em parceria com os funcionários
Solicitar relatórios
Desenvolver momentos para que sejam trocados feedbacks acerca do trabalho e das tarefas

Para que possa perceber porque deve implementar e como o deve fazer, vamos passar a analisar cada um dos pontos acima descritos.

Utilizar um relógio de ponto online

Ainda que o teletrabalho permita aumentar a segurança da saúde dos trabalhadores pode trazer alguns constrangimentos no que toca ao registo de horas.

Para garantir o funcionamento correto dos recursos humanos e do departamento financeiro, o relógio de ponto permite registar entradas e saídas, desenvolver horários, recolhendo de forma transparente e acertada todos os dados para o bom funcionamento da empresa.

Os relógios de ponto online pautam pela eficácia, adaptabilidade e facilidade de utilização, sendo o seu acesso fácil e a utilização intuitiva.

O relógio de ponto online permite o registo de entradas e saídas de todos os funcionários independentemente do local onde se encontre.

Assim que o funcionário valida o ponto a informação é gravada na cloud e fica disponível para os gestores do relógio de ponto.

Em suma é uma ótima solução para funcionários que viajam frequentemente, uma vez que pode ser utilizado em smartphones tornando o seu transporte e acesso extremamente fácil.

Na INNUX dispomos de diferentes relógios de ponto adequados ao teletrabalho e que se adequam às necessidades de cada empresa.

Conheças as Melhores Soluções de relógio de ponto para teletrabalho AQUI?

Implementar rotina de horários de trabalho

Se na sua empresa o teletrabalho nunca foi uma realidade, é provável que seja complexo para os funcionários adaptarem-se a esta nova realidade.

Assim enquanto gestor é importante implementar novas dinâmicas e incutir hábitos adequados ao teletrabalho.

É importante definir horários de entrada e saída, bem como agendar todas as reuniões, isto irá garantir que as equipas estão em sintonia e que todos vão conseguir manter a comunicação ainda que cada um esteja em sua casa.

Considerando a dificuldade acrescida em tempo de pandemia em que por vezes as escolas fecham devido a surtos, dependerá da empresa analisar estes casos e verificar a possibilidade de haver flexibilidade para estes casos, que devem ser comunicados.

No entanto, deverá ser incutido o habito de rotinas, não se tornando a exceção hábito, possibilitando que os seus colaboradores se adaptem a esta nova forma de trabalhar.

Algo que poderá ajudar a manter a equipa unida e elevar a produtividade é implementar tempos dedicados ao team building.

Em tempos de pandemia muitas são as pessoas que se encontram isoladas, e com o teletrabalho acabam por passar inúmera horas sem criarem laços com outras pessoas.

Desta forma e para reduzir a separação entre colegas de trabalho, que levam frequentemente a um descontentamento poderá adotar medidas para que em horas programadas todos os colaboradores façam uma pausa nas tarefas e convivam entre si.

Criar uma separação de tarefas

Para que o dia flua com naturalidade é importante criar uma lista de tarefas diárias.

Esta listagem poderá ser feita semanalmente, numa reunião em que é indicado a cada funcionário o que deve fazer durante a semana, percebendo quanto tempo irá necessitar para desenvolver cada tarefa.

Poderá ser ainda atribuído grau de urgência a cada tarefa para que o colaborador possa priorizar as tarefas que precisam estar prontas mais rapidamente.

Para que consiga gerir estas tarefas poderá utilizar um software para monitorização de tarefas e acompanhamento dos projetos.

Nestes softwares pode atribuir tarefas aos funcionários e verificar o ponto em que se encontram.

Solicitar relatórios

Por vezes o acompanhamento das tarefas pode ser complexo, principalmente quando se trata de uma empresa com muitos funcionários, não sendo muitas vezes viável organizar uma reunião de grandes dimensões online.

Assim por forma a garantir que consegue acompanhar o desenvolvimento das tarefas, bem como analisar a implementação das tarefas, poderá solicitar relatórios.

Estes relatórios devem ter um período definido, onde poderá analisar a evolução dos dados.

Feedbacks

É importante demonstrar que valoriza o seus funcionários e uma forma de o fazer é ouvindo os seus feedbacks.

Este momento pode ser feito entre equipas, e os gestores das equipas, por forma a que cada colaborador possa dar o seu feedback acerca das tarefas, o que espera alcançar e o que é esperado dele, bem como tentar perceber como se sente na empresa.

Estas reuniões que podem ser de pouca duração irão ajudar a manter uma relação com os seus funcionários e vão fazer com que o funcionário se sinta valorizado e se perceba como uma peça integrante de um todo.