O que saber antes de comprar um relógio de ponto
Antes de comprar um relógio de ponto existem algumas coisas que faz sentido saber e que o vão ajudar a escolher qual a melhor solução para si.
Certamente saberá que existem inúmeras opções de relógio de ponto o que pode levar a uma encruzilhada na hora da escolha.
As dificuldades em escolher qual a solução de controlo de assiduidade mais ajustada à sua empresa podem facilmente traduzir-se em procrastinação na aquisição deste equipamento, que é obrigatório.
Desta forma e para que consiga escolher de forma mais eficiente o seu relógio de ponto vamos abordar alguns tópicos que deve saber em relação às diversas opções que o mercado tem para lhe oferecer.
Terminal de proximidade – Cartão RFID
Esta solução é a mais próxima à manual contudo é francamente mais segura.
O relógio de ponto RFID permite a inserção de dados de vários utilizadores, sendo que para a validação do ponto cada funcionário tem o seu cartão, tornando uma solução viável quer para pequenas como grandes empresas.
Este cartão permite a colocação de dados, como o nome, o que permite ainda que ele funcione como um crachá identificativo, podendo ser útil.
Assim que o cartão é aproximado da estação de leitura, o sistema procede à validação do registo, que deverá ser feito quer nas entradas e saídas que nos intervalos.
Todos os dados são devidamente processados e armazenados e poderão sincronizar com sistemas de controlo de acessos.
Relógio de ponto – Biométricos
Os relógios de ponto biométricos são atualmente uma solução muito procurada.
Por um lado é um sistema altamente fiável, robusto e seguro, por outro não requer um investimento constante na aquisição de novos cartões e por último não exige, habitualmente, muita manutenção.
Outra vantagem dos relógios de ponto é o facto de que o funcionário conseguirá fazer sempre o registo, uma vez que não tem como perder ou extraviar o cartão.
Sendo também que elimina possíveis fraudes, uma vez que não é possível alguém validar os dados biométricos de terceiros.
Este sistema funciona de forma muito prática, o funcionário é cadastrado e posteriormente bastará validar o dado biométrico registado, como por exemplo: impressão digital, íris ou o rosto.
Ao comprar um relógio de ponto biométrico acabará por adquirir um sistema que permite ao responsável pelos recursos humanos uma gestão transparente em que poderá otimizar o tempo, considerando a possibilidade de:
- Todos os dados recolhidos podem ser integrados com os sistemas de faturação / pagamento
- Permite realizar horários
- Planeamento de férias
Relógio de ponto digital – Software
Da mesma forma que os anteriores, os relógios de ponto digital são relógios de ponto eletrónicos, ou seja o registo e o processamento de todos os dados é feito de forma automática.
Este é provavelmente dos três sistemas eletrónicos o mais económico e que não necessita qualquer manutenção de hardware, uma vez que o programa de gestão de assistência é instalado numa máquina que escolha.
Com este sistema consegue obter um relógio de ponto digital em qualquer lugar.
Sendo perfeito para empresas em que os funcionários tem inúmeras viagens de trabalho, em situações em que o trabalho é feito no exterior da empresa, ou até mesmo para trabalho remoto.
Relógio de ponto cartográfico
Os relógios de ponto cartográficos, contrariamente aos relógios de ponto eletrónicos, não permitem a criação de horários, o registo de férias, nem a automatização dos dados inseridos com o departamento de recursos humanos e de finanças.
Este registo é feito mecanicamente num cartão de papel designado para o efeito, o que obriga a análise de horas trabalhadas de forma manual, bem como à fiscalização da picagem do ponto.
Como estes sistema é francamente obsoleto em relação às ofertas de relógios de ponto acima referidos, a fiabilidade quer do sistema quer dos dados recolhidos é baixa, visto serem facilmente falseados.
Outra preocupação que este sistema pode levantar é o arquivo dos dados, que segundo a legislação portuguesa deve ser mantida por cinco anos, num local de fácil consulta.
Contudo oferece alguma vantagens como:
- Fácil de instalar
- Usabilidade simples
- Económico
Livro de ponto
O livro de ponto poderá ser facilmente associado ao registo de presenças na escola, uma vez que as escolas portuguesas ainda no inicio do milénio usava esta forma de registo de assiduidade.
Contudo este é também utilizado em empresas, sendo aliás das forma mais antigas de registo de presença.
Uma vez que o registo é feito manualmente, em que um responsável tem que escrever a data e a hora à mão, onde o funcionário deverá assinar, este sistema é bastante moroso quer a registar quer a processar o que nele está registado.
Devido à dificuldade de processar os dados muitas vezes ocorrem erros que influenciam diretamente o funcionário, uma vez que este registo é utilizado para o processamento salarial.
Outra dificuldade que se vê acrescida é o armazenamento dos livros ao longo dos cinco anos, que necessitam ser conservados.
Pelos pontos anteriormente indicados não é o registo mais adequado para médias e grandes empresas, uma vez que o tempo para registo e processamento e espaço para armazenamento poderão traduzir-se em custos mais elevados do que uma solução automatizada.
Por outro lado para micro empresas o custo é extraordinariamente baixo e não exige tanto espaço, mas a o processamento dos dados quer-se, mesmo assim, muito atento uma vez que é um sistema fácil de defraudar e cometer erros.