ONBOARDING – O que é e como planear

A entrada para um novo trabalho envolve a passagem de muita informação, muitas questões, e de muito planeamento, é exatamente aqui que surge o ONBOARDING.

A entrada de um novo colaborador gera sempre algum stress adicional, não só para o novo colaborador, mas também para toda a equipa e principalmente para os RH.

É necessário fazer a integração do novo colaborador, e é a essa integração que chamamos de onboarding.

Uma integração feita com sucesso será um fator que mais do que facilitar a sua incorporação na equipa, criará um elo entre os novos colaboradores e a empresa, gerando uma maior satisfação.

O ONBOARDING está na lista de medidas a tomar para uma maior taxa de retenção e captação de talentos, pelo que um bom planeamento de integração será extremamente relevante para as empresas.

O que é?

Como indicamos o ONBOARDING diz respeito ao processo de integração de novos colaboradores na empresa.

É neste momento que irá explicar aos novos colaboradores o funcionamento da empresa, qual a visão, valores, como está organizada, qual a equipa a que vai pertencer, e quais as expectativas em relação ao trabalho que vão desenvolver.

Para além desta parte mais generalizada, terá que transmitir toda a informação de trabalho concreto, como:

• Processos internos
• Ferramentas usadas para o desenvolvimento de tarefas
• Quais as tarefas diárias

O ONBOARDING traz inúmeros benefícios para a empresa, sendo estes:

• Captação e retenção de talento: ao captar e reter colaboradores qualificados poderá trabalhar com os melhores profissionais.
• Aumento de produtividade: as novas contratações podem representar até 54% da produtividade, pelo que uma boa integração, com objectivos claros e transparência na forma que a empresa trabalha, traduzem-se em lucro para a empresa.
• Menos gastos na contratação: a contratação e a saída de funcionários implicam custos para a empresa. Quando não é feita uma boa integração, é possível que o novo funcionário não se consiga adaptar, ou que não consiga desempenhar as suas funções corretamente. É por isso importante que lhe seja transmitido tudo com clareza.

Como planear o ONBOARDING

Não existe um modelo fixo para aplicar, por isso cada empresa aplicará o plano que lhe parece mais correto.

Mas trazemos uma ideia do plano ONBOARDING, que deverá ter em conta.

A integração começa antes do inicio do trabalho na empresa e continua após a contratação.

Vamos dividir este plano em partes:

Primeira parte: Quando procura um novo colaborador, deve aproveitar todo o processo de seleção para explicar a visão e objectivos da empresa.

Deverá aproveitar para cativar o candidato, mostrando motivos para o funcionário sentir que a sua empresa é a ideal.

Explique o funcionamento da empresa e aborde alguns dos processos essenciais da empresa, bem como as condições oferecidas.

Quando é feita a seleção dos novos colaboradores deve fazer o calendário de reuniões, e partilha-lo com o novo colaborador e os demais funcionários.

Em suma deverá abordar as condições da proposta de trabalho e solicitar toda a documentação para preparação de contrato.

Poderá aproveitar esta fase para enviar o contrato e todos os documentos que necessitam ser assinados, permitindo tempo para leitura, análise e confirmação de dados, além disso irá reduzir a burocracia no primeiro dia.

Segunda parte: O dia em que chega o novo colaborador é sempre um dia entusiasmante.

Por forma ao novo membro se sentir bem vindo pode considerar a recepção com um kit de boas vindas à empresa.

Poderá preparar a apresentação deste novo membro com os demais colegas de equipa, responsáveis, e equipas que estão relacionadas com este funcionário.

É também necessário fazer a configuração de email, computador e contas que vão ser necessárias para o funcionário utilizar.

Pode ser interessante designar um funcionário com mais experiência, conhecido como buddy, para ajudar a esclarecer dúvidas, para ajudar na integração do dia à dia da empresa e até mesmo para apresentar o espaço de trabalho.

Não é só o primeiro dia que vai necessitar de planeamento, uma vez que deverá aproveitar esta primeira semana para agendar as reuniões, sendo melhor espaçar durante a primeira semana, em vez de descarregar toda a informação num único dia.

Além disso, deverá aproveitar para pedir o feedback aos novos colaboradores, crie um clima aberto para que possam falar tanto das experiência positivas como das negativas, uma vez que assim conseguirá aperfeiçoar o processo.

Terceira parte: Esta parte é dedicada aos dias que se seguem não só ao primeiro mês como aos que se seguem.

Continue a manter o diálogo com os colaboradores, e continue a solicitar feedbacks, para perceber se ele se está a integrar bem, e se gosta da empresa.

Desenvolva atividades em que este se possa enquadrar, e sentir conectado à empresa.

Como agendar o ONBOARDING?

Certamente percebeu o número de reuniões e tarefas que terão que ser programadas.

Para facilitar esta tarefa aos recursos humanos utilize os relógios de ponto INNUX, onde conseguirá programar todos os horários e atividades.

Com os sistemas INNUX poderá delinear todo o horário e ainda partilhar com os colaboradores de forma rápida e segura.

Para que o novo funcionário consiga validar o ponto e entrar na empresa, bastará criar um novo utilizador, conseguindo de forma imediata integrar o novo funcionário no sistema da empresa.

Saiba mais acerca dos relógios de ponto AQUI!

Contacte a INNUX, planeie todos os horários atempadamente, e receba os novos colaboradores de braços abertos.