Relógio de Ponto será um sistema de confiança?
São várias as razões alegadas pelos gestores para não aderirem a um sistema de picagem de ponto. Uma delas, é a suposta falta de segurança associada e a possiblidade de cometer fraude. Como todos os sistemas nenhum é infalível, e todos podem sempre ser manobrados a favor de algo. A boa notícia é que existem sinais que o podem ajudar os gestores de recursos humanos a detectar estas situações.
A pensar em si, escrevemos este artigo para o ajudar a identificar os sinais de fraude no controlo de registo de entradas e saídas.
1-Alterações no padrão de comportamento
2-Inconsistência entre produtividade e jornada de trabalho
3-Dificuldades em comunicar
4-Marcações sequenciais
Como prevenir fraudes na picagem de ponto?
Uma das políticas que deveriam ser implementadas por todos os gestores é a transparência e a assertividade, para que a comunicação seja o mais objetiva e clara possível. Existem casos, em que encontramos incoerências entre o registo e a realidade da atividade laboral, mas esta não aconteceu propositadamente, ou seja, é possível que um funcionário ou encarregado esteja a cometer um erro na picagem por falta de informação, por não estar seguro dos passos que deve seguir.
De forma a facilitar o processo deve implementar as seguintes medidas:
1-Instaurar uma política de controlo de ponto
De forma a garantir que tanto os funcionários, como os empregadores cumprem com os seus deveres e direitos, deve ser elaborado um documento com a política de marcação de ponto. Este deve conter todos as etapas e procedimentos de registo e devem estar mencionadas todas as sanções associadas a possíveis incumprimentos. Sendo que este ficheiro deve ser distribuído e de livre acesso entre todos os membros da empresa.
2-Implementar processos de auditoria
Com o objetivo de garantir imparcialidade e independência na gestão do registo de jornadas, deve ser destacado um auditor que seja capaz de identificar fraudes, as suas causas e os seus autores. Este indivíduo deve realizar, periodicamente inspeções, tendo em conta os 4 sinais de fraude acima mencionados, de forma a garantir o correto funcionamento.
Estes processos de auditoria também são uma oportunidade para produzir relatórios que permitam aos gestores de recursos humanos identificar zonas e setores críticos.
3-Investir em tecnologia
A adesão ao uso de ferramentas tecnológicas, é das técnicas que se prova mais vantajosa para as empresas. Os relógios de ponto online são os que garantem um maior nível de segurança, que garantem uma maior produtividade e que permitem reduzir custos.
Dentro do universo dos relógios de ponto online, incluem as seguintes tecnologias:
-Senhas (importante serem complexas, para evitar o compartilhamento)
-Crachás (magnético, QR Code ou código de barras);
-Biometria (digitais, retina e facial);
-Localização GPS.
Como pode o ProjectTime ajudar?
A Projecttime fabrica, comercializa e instala Sistema de Gestão e Controlo de Assiduidade. O software de Gestão de assiduidade consiste em registar os movimentos de entrada e saída do trabalhador, utilizando várias tecnologias de validação, através de terminais de ponto digitais que podem efetuar a leitura dos movimentos, pin code, RFID (proximidade), Rfid 125Khz, Rfid Mifare e biométrica (leitura do dedo, da íris humana, do reconhecimento facial, veias, etc.).
De acordo com a legislação em vigor artigo 202 do Código de Trabalho, torna-se obrigatório para a entidade empregadora manter um registo de horas de trabalho prestadas pelo trabalhador.
Adicionalmente, disponibiliza uma série de softwares que podem ser integrados e que lhe permitem realizar todas as etapas de uma boa gestão de documentos, de forma simples e clara, através de uma plataforma.
