7 erros de gestão de documentos – Innux Time

Gestão de documentos – InnuxTime

As empresas lidam diariamente com operações corporativas, decisões, gestão de dados, clientes, fornecedores e, muito mais. Este volume de trabalho e de ligações consegue dificultar a capacidade de organização de qualquer entidade, independentemente da sua dimensão. Perante este amplo volume de trabalho, surge assim dos maiores desafios organizacionais: determinar e implementar uma gestão de documentos eficiente, que garanta segurança e seja de qualidade. Entretanto, normal que muitos erros sejam cometidos pelos gestores ao tentar atingir este objetivo.

Consegue identificar-se com este cenário? Não se preocupe que neste artigo, iremos partilhar consigo “7 dicas de gestão de documentos” aliado com a tecnologia InnuxTime, para que nunca mais se perca!

1. Armazenamento dos dados
Gerir um grande volume de dados e de diferentes formatos é, sem dúvida, um grande desafio para as empresas. No entanto, esta tarefa apenas se torna mais difícil de gerir quando estas informações e documentos não estão armazenados e catalogadas da forma correta.
Esta dificuldade é agravada, nos documentos em formato físico, pois requerem mais atenção e espaço do que data em informação virtual.

2.Controlar o acesso à informação
Um dos erros mais recorrentes na gestão de documentos, é a não implementação do controlo de acesso aos documentos, independentemente do seu formato. É determinante que exista uma supervisão rígida e assertiva sobre quem, quando e como consegue aceder a determinada informação. Caso este controlo ativo não se verifique, aumentam os riscos de segurança.

3.Não ter backups
Parece um ponto óbvio e simples, mas na realidade, esta é uma etapa que muitas empresas optam por ignorar. Os motivos por detrás desta escolha são variados, ou por falta de espaço, no caso de documentos físicos, ou pelos custos associados e, até mesmo por esta ação ser considerada por muitos gestores como uma perda de tempo.
No entanto, quando se trata de documentos digitalizados, estes argumentos caem por terra e deixam de servir como desculpa. A criação de backups, torna-se mais simples, rápido e mais barato.

3.Não investir em tecnologia
Muitas empresas ainda optam por manter estratégias de gestão de documentos antiquadas e ultrapassadas, apostando de uma forma excessiva em processos manuais. Esta decisão acarreta uma série de riscos e perdas de produtividade.
Um dos maiores erros na gestão de empresas é o não investimento em tecnologia. Se por um lado, permite uma automatização de processos, que por sua vez se traduz, na optimização de tempo e tarefas, na redução de riscos e na redução de custos. Por outro lado, permite uma diminuição do uso de papel, não precisando assim de espaços para armazenar documentos.

Com o objetivo de ajudar todos os gestores que ainda estão incertos sobre as vantagens do uso da tecnologia aliada à gestão de documentos, o InnuxTime desenvolveu dois softwares que têm como finalidade simplificar e concentrar todas estas opções numa só plataforma!