Conheça os principais erros no relógio de ponto e as soluções

1 – Não justificar o ponto

Este é o erro mais comum, e problemático que pode acontecer. Este erro acontece quando os funcionários estando a trabalhar não conseguem validar o ponto, como no caso de ter de ir a uma reunião fora da empresa. Sem que os registo sejam feitos corretamente, o sistema de ponto entende aquela ausência como falta.

Por isso, é necessário redobrar a atenção, e justificar a “ausência” no prazo de cinco dias.

2 – Erros de cálculo

Este erro é bilateral, ou seja, pode acontecer tanto da parte do colaborador, quanto da parte do departamento de RH. Infelizmente, estas falhas por norma geram insatisfação.

Estas falhas podem acontecer quando, por exemplo, o colaborador se esquece de validar o ponto e não justifica corretamente a ausência do registo.

A melhor solução é fomentar a atenção redobrada tanto no registo do ponto como na altura em que é verificada a informação para calcular a folha de pagamento.

3 – Não se lembrar de validar o ponto

Já alguma vez se esqueceu de validar o ponto? É verdade pode acontecer! Esquecimentos pontuais ocorrem, contudo é importante não se tornar em algo frequente.

É importante lembrar que parta evitar erros no relógio de ponto é necessário haver sintonia entre as diversas partes: RH, colaboradores, suporte técnico e empresa.

Desta forma a marcação de ponto é da responsabilidade de todos os que compõem a empresa, e esta responsabilidade repartida irá permitir o bom funcionamento.

Assim, a nossa dica é: Fique atento, faça o registo de ponto corretamente e mantenha uma comunicação aberta sempre que encontre algum problema.

Um ambiente que transmite confiança a todos os colaboradores facilita no desenvolvimento dos processos diários que envolvem a empresa.

4 – Fraude

Esta é a falha mais grave, que pode ser indicativo de várias questões, uma vez que acontece quando o colaborador recebe menos ou mais do que aquilo que trabalhou.

De acordo com diversas bases de dados, as fraudes são mais habituais em empresas que utilizam um sistema de ponto antigo, como o cartão de papel, ou livro de ponto.

Tal ocorre por ser ‘fácil’ registar a entrada de um colega que não foi trabalhar ou que chega atrasado.

Também acontece de haver um registo incorreto por parte das empresas, quer por haver intenção, quer por haver engano com o nome do funcionário ou com a hora a registar.

Neste caso, a solução mais adequada é rigor nas normas da empresa. Havendo sempre espaço a educar os funcionários para a importância do registo do ponto, e das consequências em não o fazer, primando pelo exemplo.

5 – Hora e data desatualizados

Por norma os softwares de registo de assiduidade vem com hora e data programadas.

Considerando que a indicação de horário do equipamento considera o fuso horário local podem ocorrer falhas que interfiram com o horário.

Outra situação que pode gerar uma falha no horário é a troca de hora no verão e no inverno, uma vez que o relógio poderá não fazer a alteração de forma automática.

As consequências deste erro são a desregulação do relógio de ponto, o que dificulta a gestão de horários, podendo gerar transtornos na troca de turno.

Para além disso o registo de horas de forma incorreta leva ao registo de entradas e saídas errado, o que poderá levar a informações incorretas de atrasos ou saídas antes da hora.

Por se tratar de uma falha técnica, poderá ter a necessidade de contactar o suporte técnico do equipamento, pelo que é importante garantir uma boa assistência na altura que adquire o produto.

Para evitar erros em cadeia que podem acontecer por ter o hor´rio da máquina mal configurado deve ter ser em atenção se o seu equipamento está a registar a hora e dia corretamente, e ter especial atenção na troca de horários, ou se houver alguma falha de eletricidade.

6 – Perda de dados por falha de conexão à internet

Tal como no ponto anterior esta é uma falha técnica, que necessita que lhe sejam dedicados tempo e recursos humanos e financeiros.

Neste caso poderá ocorrer uma falha de conexão por diferentes motivos, como:

• Ter optado por um serviço de internet mais económico, mas que não consegue fazer frente às necessidades da sua empresa
• O fornecedor do serviço ter algum problema que afete o fornecimento de internet
• Haver uma quebra de eletricidade que interfere com o Router e por sua vez com a recepção de internet

Neste caso necessita de considerar duas soluções distintas para o problema, caso o problema esteja relacionado com um serviço de internet de qualidade inferior à que necessita deverá ponderar mudar ou de pacote contratado ou de fornecedor.

Caso seja uma falha pontual exterior ao fornecedor de internet, deve alertar para a equipa responsável pela manutenção dos equipamentos da empresa que quando ocorre uma falha de luz ou de internet, o equipamento pode necessitar de manutenção, quer ao nível da horário quer ao nível de justificar dados perdidos.