Gestão de tempo e de trabalho
Reuniões longas para um tema que seria facilmente resolvido com uma frase? Projetos redefinidos e datas alteradas sempre a serem alteradas? A má gestão de tempo e de trabalho resulta resulta em gasto de tempo que poucos ou nenhuns resultados acrescentam.
Sabemos que o desenvolvimento das mais diversas tarefas podem implicar um desperdício de tempo diário.
A má gestão de tempo e de trabalho individual, bem como empresarial, são um entrave à produtividade, por isso é importante definir uma política que vise acabar com o desperdício de tempo.
Para que tal seja possível é importante a utilização de ferramentas que ajudem os colaboradores a organizar e otimizar tarefas.
Estas ferramentas para além de permitirem uma maior organização, permitem a transparência nos processos, e permitem perceber qual o ponto de desenvolvimento, quanto tempo foi gasto e estimar o tempo necessário para a conclusão de determinada tarefa.
Continue a ler e perceba como uma boa gestão permite melhorar a produtividade da sua empresa.
Consequências da má gestão
Da mesma forma que uma boa gestão agrega um impacto positivo, a má gestão traz por sua vez consequências negativas que podem implicar perdas significativas para as empresa.
A má gestão poderá começar por se denotar primeiro nos colaboradores, que estarão mais cansados, menos produtivos e mais premiáveis ao conflito, mas certamente acabaram por se alastrar a toda a empresa.
O incumprimento de prazos, ou até mesmo a incapacidade de entregar um projeto, podem denegrir a imagem da empresa, que certamente colherá a insatisfação dos clientes, ou até a possível perda destes.
Que soluções aplicar?
Ainda que lhe pareça demasiado complexo resolver uma situação caótica como a que descrevemos, e pela qual infelizmente muitas empresas passam, é possível aplicar soluções eficazes.
A gestão de tempo é um processo que visa melhorar a forma como administra o tempo de trabalho, com foco no aumento de produtividade, redução de custos e como tal gerar mais rentabilidade.
Primeiro passo
Para conseguir fazer uma boa gestão de tempo é fundamental a utilização de um relógio de ponto.
Os relógios de ponto INNUX ajudam no planeamento cuidado de horários, tornando este um processo simples, considerando turnos, escalas, e funcionários que vão estar ausentes, por exemplo em férias.
Em suma poderá analisar os relatórios que lhe fornecem informação em tempo real, de cada departamento e colaborador, e consegue perceber se existe a necessidade de fazer algum ajustamento.
A gestão de tempo, acabará por representar um impacto positivo para a empresa e também para os colaboradores, que terão maior capacidade para desenvolver as suas tarefas, contribuindo para a satisfação pessoal.
Segundo passo
Para além de definir horários e turnos, que lhe permite saber o que é possível ser desenvolver num determinado momento, deve também definir uma lista de tarefas e atribuir um grau de importância.
Tal como previsto na metodologia Agile, quando pretende apresentar um projeto deve dividir o projeto em fases de execução, em que cada uma terá uma importância, e um tempo de execução associado.
Desta forma cria um sistema de comunicação e organização em que os seus colaboradores sabem, sempre, qual a tarefa que devem executar.
O tempo atribuído à tarefa também é relevante, e deve ser analisado em equipa, por forma a gerar um compromisso por parte dos colaboradores, da empresa e dos próprios cliente, uma vez que todos estão conscientes do tempo necessário.
Terceiro passo
Este passo esta de certa forma ligado ao anterior. Uma vez que ao gerir as tarefas e o tempo que esta levam a serem concluídas acabará por desenhar o plano semanal.
O planeamento semanal deve partir de uma analise da produtividade em cada dia da semana, e poderá fazê-lo com recursos ao software de relógio de ponto INNUX.
Um exemplo desse planeamento é o dado por um executivo da GOOLE, em que fala da importância de distribuir as tarefas pelos dias da semana de trabalho.
O conceito demonstra que a nossa energia varia de acordo com o dia da semana, e como tal devemos escolher as tarefas a executar em cada dia com essa informação em mente.
Seguindo estas dicas será capaz de aplicar processos para uma boa gestão de tempo e de trabalho, e para conseguir começar ainda hoje basta contactar a nossa equipa que o ajudará a definir o melhor software para gestão de pessoas e analise de produtividade.
